Réunions : soignez l’environnement !

Avez-vous déjà eu le sentiment de faire trop de réunions ? Avez-vous déjà somnolé voire dormi au cours d’une présentation ? Une nouvelle étude menée par Barco auprès de 2250 cadres dans 5 pays s’intéresse à ce qui fait les ingrédients d’une bonne réunion.

Premier enseignement : un quart des personnes interrogées préfèreraient être ailleurs lors d’une réunion. Pourquoi ce désengagement ? Les experts de Barco proposent une réponse : des facteurs simples tels que les questions techniques, la présence de nourriture, la disposition de la salle ou la nature des contenus présentés peuvent avoir un impact crucial sur l’efficacité d’une réunion.

Et l’orateur dans tout ça ? Secondaire, selon Lieven Bertier, Directeur Stratégie Go to Market et Services Meeting Experience chez Barco : « Une fois qu’une réunion est en cours, on pense souvent que l’engagement de la salle dépend de la qualité de l’orateur ou du sujet traité. Or notre étude montre que le succès d’une réunion est déterminé par une multiplicité de facteurs parmi lesquels figurent la qualité des technologies utilisées, la disposition de la salle de réunion ou encore la présence de nourriture. »

A bon entendeur, quand on sait que près de 40% des Français affirment s’être déjà endormi en réunion (près de la moitié des Anglais) et que 43% des personnes interrogées avouent consulter leurs emails lorsqu’ils sont autour de la table.

Comment retrouver l’engagement ?

L’environnement de la présentation est clé : le Dr Peter Collett, psychologue comportemental qui a mené l’expérience, propose ses conseils : « Les orateurs doivent s’assurer que la technologie est opérationnelle et que la salle est correctement configurée. Par exemple, le fait de débuter à l’heure et de limiter les interruptions a un impact très positif sur une réunion, tout comme le recours à des contenus multimédias et l’ajout d’une touche personnelle qui augmentent la qualité de l’expérience. »

Sans oublier la présence de nourriture, qui justifie la présence du quart des Français dans une salle de réunion – et contre toute attente, de la moitié des Anglais. A bon entendeur.

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